Hướng Dẫn Cách Hạch Toán Quà Tặng Khách Hàng 2025

Trong bối cảnh ngày càng cạnh tranh khốc liệt trên thị trường quà tặng doanh nghiệp, việc quản lý và hạch toán chính xác chi phí liên quan đến các chương trình quà tặng khách hàng trở nên hết sức quan trọng. Tại Quà Tặng Quang Vũ, chúng tôi đã nghiên cứu và đúc kết những kinh nghiệm quý báu, nhằm mang đến một hướng dẫn toàn diện về cách hạch toán quà tặng khách hàng hiệu quả, những quy định về thuế, lập hóa đơn cho quà tặng khách hàng trong năm 2025.

1. Xuất hàng cho biếu tặng có phải lập hóa đơn không?

Theo điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC có quy định như sau:

“Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, hàng mẫu, quảng cáo; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, tặng, biếu, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

Đối với hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho công nhân viên, người lao động thì phải lập hóa đơn GTGT hoặc lập hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu, thông tin và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.”

Hạch toán hàng biếu tặng theo thông tư 200
Cách hạch toán hàng biếu tặng theo pháp luật

Nói chung, những mặt hàng, dịch vụ nhằm mục đích tặng quà cho khách hàng cần phải lập hóa đơn và xuất theo quy định của pháp luật. Sau đó hạch toán quà tặng khách hàng và lưu lại giấy tờ.

2. Quy định về hàng biếu tặng cho khách hàng?

Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính quy định:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động theo sản xuất. kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng dùng tiền mặt”

Ví dụ hạch toán hàng biếu tặng
Mua hàng biếu tặng theo đúng quy định

– Và cũng theo Thông tư 96/2015/TT-BTC đã không còn quy định mức khống chế là 15% đối với khoản chi quà biếu, tặng cho khách hàng như trước đây nữa.

Có nghĩa là từ ngày 6/8/2015 trở đi chi phí cho biếu tặng sẽ không bị khống chế nữa, mà sẽ được trừ toàn bộ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.

3. Cách hạch toán quà tặng khách hàng

Thông tư 133 có quy định ưu đãi hơn so với Thông tư 200 về mặt hạch toán quà tặng khách hàng, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc quản lý chi phí này. Vậy hãy cùng tìm hiểu cách hạch toán quà tặng khách hàng theo 2 thông tư này nhé!

3.1. Hạch toán quà tặng khách hàng theo thông tư 200

3.1.1. Hạch toán hàng biếu tặng với bên nhận

Khi nhận được hàng được biếu, cho, tặng, kế toán hạch toán hàng biếu tặng như sau:

  • Nợ TK 156, 642, 242,…: Tổng giá trị hàng nhận bao gồm thuế GTGT
  • Có TK 711: Tổng giá trị hàng nhận bao gồm thuế GTGT

3.1.2. Hạch toán hàng biếu tặng với bên cho

Mỗi khi đến dịp lễ, tết, dịp đặc biệt của doanh nghiệp,… doanh nghiệp thường biếu, tặng hàng hóa, sản phẩm của mình cho khách hàng, đối tác hoặc công nhân viên để tri ân.

Khi hạch toán hàng biếu tặng sẽ có các trường hợp xảy ra như:

  • Trường hợp hàng hóa về dùng để biếu, tặng ngay khách hàng, công nhân lao động;
  • Trường hợp mua hàng hóa về nhập kho để dùng tặng, biếu;
  • Trường hợp hàng hóa dùng để biếu, cho người lao động dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi,…

3.1.3. Trường hợp hàng hóa về dùng để tặng cho khách hàng không qua kho 

Hạch toán hàng biếu tặng khi doanh nghiệp mua hàng hóa dùng để biếu tặng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua vào đã lập và tiền thuế GTGT như sau:

  • Nợ TK 641: Chi phí doanh nghiệp mua hàng biếu tặng.
  • Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT đầu vào (nếu có)
  • Có TK 331, 111, 112: Tổng giá trị phải trả khi mua hàng biếu tặng, cho.
  • Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.

3.1.4. Trường hợp mua hàng hóa về nhập kho dùng để biếu, tặng:

+ Với trường hợp này, khi hàng hóa dùng để biếu, cho, tặng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua vào, kế toán hạch toán hàng biếu tặng:

  • Nợ TK 152, 153, 156…: Tổng trị giá nguyên vật liệu, hàng hóa doanh nghiệp dùng biếu, tặng
  • Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
  • Có TK 331, 111,112…: Tổng trị giá phải thanh toán khi mua hàng biếu, tặng.

+ Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa biếu, cho, tặng căn cứ vào hóa đơn xuất ra, kế toán hạch toán hàng biếu tặng như:

  • Nợ TK 641: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng.
  • Có TK 152, 153, 156: Trị giá sản phẩm, hàng hóa,… mua về để biếu tặng.
  • Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.
Hạch toán quà tặng khách hàng 2025
Làm thế nào để hạch toán quà tặng khách hàng?

3.2 Hạch toán quà tặng khách hàng theo thông tư 133

Đối với những doanh nghiệp sử dụng theo Thông tư 133 thì hạch toán hàng biếu tặng đối với bên nhận tương tự như hạch toán ở Thông tư 200. Tuy nhiên, khi hạch toán hàng biếu tặng đối với bên biếu, tặng thì có một chút khác biệt như:

– Nếu doanh nghiệp mua về tặng, cho, biếu ngay khách hàng mà không qua kho:

  • Nợ TK 642: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng
  • Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
  • Có TK 111, 112, 331
  • Có TK 3331

– Nếu doanh nghiệp mua về tặng, cho, biếu nhập kho, sau đó xuất cho biếu tặng khách hàng

  • Nợ TK 152, 153, 156…: Tổng trị giá nguyên vật liệu, hàng hóa doanh nghiệp dùng biếu, tặng
  • Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
  • Có TK 331, 111,112…: Tổng trị giá phải thanh toán khi mua hàng biếu, tặng.

– Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa biếu, cho, tặng kế toán hạch toán hàng biếu tặng như:

  • Nợ TK 642: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng.
  • Có TK 152, 153, 156: Trị giá sản phẩm, hàng hóa,… mua về để biếu tặng.
  • Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.

4. Hướng dẫn cách viết hóa đơn cho quà tặng khách hàng

Theo quy định, cần lưu ý các mục sau khi xuất hoá đơn quà biếu tặng:

  • Mục “Họ và tên người mua hàng”: Tên người mua hàng/người được tặng;
  • Mục tên đơn vị: Tên đơn vị nhận quà tặng. Trong trường hợp khách không lấy hoá đơn thì điền “Khách hàng không lấy hoá đơn”;
  • Mục mã số thuế và địa chỉ người mua hàng: Điền thông tin của bên nhận hàng;
  • Mục tên hàng hóa, dịch vụ: Điền tên hàng hóa quà tặng và ghi kèm theo, ví dụ: Hàng cho biếu tặng không thu tiền;
  • Mục đơn vị tính và số lượng: Điền như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường.
  • Mục đơn giá: Ghi giá bán của hàng hóa là quà tặng;
  • Mục thành tiền, thuế suất và cộng tiền hàng: Điền như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường.

Trên đây là những thông tin hữu ích về cách hạch toán quà tặng khách hàng. Hi vọng bạn có thể biết được cách hạch toán đúng pháp luật hiện nay. Công ty Quà tặng Quang Vũ không chỉ sản xuất, cung cấp những mặt hàng quà tặng chất lượng và còn hoàn thiện đầy đủ giấy tờ cho khách hàng. Nếu bạn có nhu cầu mua quà tặng mà không bị vướng mắc hóa đơn, giấy tờ thì hãy liên hệ chúng tôi ngay để được tư vấn nhé!

Để lại một bình luận

Chat ZaloMessengerHotline 1: 0898211471Hotline 2: 0961 425 999